Um fluxograma de processo é uma ferramenta usada para figurar visualmente os processos de uma empresa. Para isso, são utilizadas formas geométricas, setas e descrições curtas. O objetivo é documentar as atividades de forma simples e de fácil comunicação com os colaboradores.
Sua empresa sofre com a falta de processos definidos, sem procedimentos estabelecidos para a conclusão das tarefas?
Se sim, saber que usar um fluxograma de processos facilitará o seu dia a dia. Os recursos permitem que você registre visualmente as etapas que precisa seguir para realizar uma determinada tarefa.
Ou seja, com o fluxograma bem definido e em destaque em seu negócio de tratamento de água de poço os colaboradores, gerentes e toda a liderança tende a saber exatamente o que fazer para buscar um destaque e sucesso da empresa diante do mercado.
Sendo assim, desde tarefas básicas a questões que são mais importantes, o fluxograma tende a registrar os movimentos necessários para que isso aconteça e sua empresa tenha assertividade nesses pontos.
Por isso, contar com um fluxograma é uma ação totalmente necessária para que seu negócio consiga se organizar e ter em mente exatamente o que deve ser feito para realizar as tarefas e ações em sua rotina.
Pensando nisso, para que essas questões fiquem claras, hoje iremos falar justamente sobre o fluxograma, evidenciando a sua significação, quais são seus benefícios, como funciona e as empresas que já tiveram sucesso ao utilizar dessa estratégia. Confira!
O que é o fluxograma?
Um fluxograma de processo é uma representação gráfica de um processo. A ideia é que ao olhar para o desenho se possa compreender facilmente a sequência das atividades. Para isso, são aplicados elementos como formas geométricas, setas e pequenas descrições.
A documentação do processo é importante para as empresas, servindo de guia para as equipes e a representação do fluxograma facilita a compreensão da sequência. Isso evita erros e facilita a passagem de tarefas para novos funcionários.
Ou seja, ao considerar uma empresa que atua com cabo de aço para portão basculante, por mais que o dia a dia reúna uma série de tarefas e objetivos a serem alcançados, com o fluxograma a organização e foco tende a sempre estar em primeiro.
Embora ainda atual, a ferramenta tem mais de um século e foi desenvolvida pelo casal de engenheiros americanos Frank e Lillian Gilbreth, que a apresentou pela primeira vez aos membros da associação de Engenheiros Mecânicos dos Estados Unidos, em 1921.
Para criar um fluxograma de processo, você pode usar programas simples como Word e PowerPoint ou até mesmo papel e caneta.
Sendo assim, o fluxograma pode ser criado de uma forma prática, estabelecendo ao seu negócio muito mais precisão e assertividade diante das ações e de cada estratégia que venha ser realizada.
Por isso, diante de um mercado extremamente competitivo onde os erros devem ser sempre evitados, o fluxograma tende a ser um fator-chave para guiar as equipes e estabelecer benefícios incríveis.
Benefícios do fluxograma de processo
A documentação do processo é essencial para as empresas, pois permite que as atividades continuem independentemente das mudanças de pessoal.
Em muitas empresas, quando um funcionário sai da equipe, o processo se move com ele. Ao registrar as etapas necessárias para concluir as atividades, fica mais fácil repassar o bastão.
Sendo assim, ao considerar um projeto elétrico loteamento ao ter um fluxograma de processo aplicado e bem definido, independentemente das pessoas que estão envolvidas nesse projeto, ele tende a caminhar e ser finalizado com o máximo de assertividade.
Por isso, para que fique claro o quanto o fluxograma de processo é algo necessário e deve estar sempre em evidência em sua empresa, confira os benefícios que esse recurso geralmente possibilita.
- Clareza visual;
- Comunicação instantânea;
- Coordenação efetiva;
- Aumento da eficiência;
- Análise efetiva
- Maior solução de problemas.
Além disso, a documentação dos processos também evita enganos, pois as etapas são padronizadas, gerando até mesmo segurança e o máximo de objetividade em um fabricante de climatizadores ou até mesmo em uma empresa de tecnologia.
Esses são benefícios da documentação de processos em geral, mas quando se trata de fluxogramas em particular, o principal benefício é a facilidade de entendimento, já que a ferramenta é visual.
Os símbolos também podem ser utilizados, portanto, qualquer pessoa que tenha dominado os elementos será capaz de entender qualquer fluxograma. Esse recurso também ajuda a identificar erros e encontrar áreas de melhoria nos processos de negócios.
Como funciona o fluxograma?
Quando consideramos o funcionamento do fluxograma ele se caracteriza como uma ferramenta de visualização gráfica em que as etapas são organizadas sequencialmente.
Em outras palavras, é um diagrama de fluxo de dados. As etapas em um fluxograma podem definir um projeto, processo, sistema, fluxo de trabalho ou estudo, tendo total importância e relevância diante das empresas e processos a serem realizados.
Sendo assim, por mais que no primeiro momento o funcionamento do fluxograma possa parecer simples, ao imaginar um negócio que trabalha com biomanta vegetal esse recurso tem um papel decisivo e extremamente determinante.
Por isso, é essencial conhecer os tipos de fluxograma e principalmente saber como aplicá-los diante do seu negócio, pois assim sua empresa tende a crescer, evoluir e amadurecer através de cada ação realizada.
Principais tipos do fluxograma de processo?
Existem diferentes tipos de fluxos de processo. Os mais comuns são simples e funcionais. Entenda as diferenças:
Fluxograma de processo simples
Ele provê, como o próprio nome sugere, uma visão mais simplificada do processo. Porém, já é possível inserir pontos de decisão, por exemplo. Também é chamado de diagrama de blocos linear.
Ou seja, diante de um projeto como a criação de um anúncio sobre um laudo de insalubridade preço, o fluxograma simples já tende a destacar alguns pontos fundamentais para que esse anúncio cresça e tenha resultados extremamente positivos.
Fluxograma de processo funcionam
No diagrama de fluxo de processos funcionais, os processos são distribuídos entre as diversas áreas das empresas. É importante para tarefas que envolvem várias equipes.
Sendo assim, ao estabelecer a organização nesse momento as interações e as habilidades dos colaboradores tendem a estar em total evidência, gerando uma troca e evolução extremamente positiva.
Como fazer um fluxograma de processo?
Agora você sabe quais são, qual é o emblema e os tipos mais comuns de fluxos de processo. É hora de colocar as mãos na massa e gerar para seu negócio muito mais assertividade e precisão
Veja como criar o seu passo a passo e ter o máximo de assertividade em seus anúncios e em cada ação que a empresa venha realizar
Comece listando as atividades do processo
Mapeie seu processo para entender o processo passo a passo. Tente entender o que faz o fluxo começar e quais são as fases para chegar ao fim. Reflita sobre cada atividade e faça uma lista.
Se possível, pense na natureza de cada ação. Requer tomada de decisão? É uma tarefa simples que depende apenas do funcionário? Com quais outros você está conectado? Isso facilitará o trabalho de transmissão de informações para a ferramenta escolhida.
Por exemplo, ao imaginar a criação de um anúncio referente a um teste de estanqueidade preço, mapear os processos e tudo que envolve esse momento é um passo chave e que tende a dar o direcionamento necessário para cada ação que venha ocorrer.
Escolha uma ferramenta
Do papel ao software focado em fluxogramas, você tem várias opções para montar o seu. Basicamente, qualquer plataforma que permita desenhar geometria e escrever nela é útil para criar fluxogramas.
Por isso, assim como um corrimão de ferro simples, os fluxogramas não têm mistérios, nem processos totalmente complexos que os compõe.
Existem diversas ferramentas disponíveis para a criação de fluxogramas, desde as mais simples e gratuitas, como o uso de papel e caneta, até as mais complexas e especializadas, como os softwares de desenho vetorial e programas específicos para diagramação.
Independentemente da escolha, o importante é selecionar uma ferramenta que atenda às necessidades específicas do projeto, permitindo a criação de um fluxograma claro, organizado e fácil de entender, capaz de auxiliar na visualização e otimização de processos.
Monte o fluxograma de processo
Com itens de ação à mão e ferramentas para escolher. É hora de criar um fluxograma. Aqui estão algumas práticas recomendadas:
Selecione o ícone para cada atividade de acordo com a tabela acima. Claro, você não precisa de todos os personagens. Mais importante ainda, o design é realista e fácil de entender para a equipe
Não perca os eventos iniciais e finais que são importantes para a compreensão do fluxograma.
Use as setas para conectar as etapas corretamente e ajudar o leitor a entender em que direção o fluxo deve seguir. Você deve concluir todas as outras etapas, exceto a última etapa.
Além disso, apenas as etapas de decisão podem ter mais de um caminho. As demais devem ter apenas uma continuação.
Procure manter os ícones do mesmo tamanho, para que a leitura fique mais fluida
Usar cores para diferenciar cada tipo de símbolo, mostrando que são ações diferentes
Significa ações usando verbos no infinitivo, como enviar, receber, comprar, planejar.
Se você busca por soluções para o seu negócio também pode contar com a estratégia de mensagens automáticas.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
