Algo que afeta muito a rentabilidade e a produtividade das clínicas odontológicas, é a falta de pacientes na consulta agendada. Se você doutor (a), já sofreu com esse problema, entenda melhor como manter um bom controle da agenda de atendimento de todos os seus pacientes.
Mas, como fazer isso? Veja a seguir todas as informações necessárias, que podem te ajudar a reduzir a falta de pacientes em consultas agendadas!
É claro que todos estamos sujeitos a contratempos em nossa rotina, porém nas clínicas odontológicas, isso se torna mais comum do que o normal. Dessa forma, acaba atrapalhando a agenda dos profissionais.
Quando um paciente liga ou vai até uma clínicas odontológicas para marcar uma consulta, o horário marcado é destinado a um determinado atendimento. Sendo assim, quando um paciente falta, esse tempo acaba sendo ocioso, o que não é nada positivo para o dentista.
Existem diversas dicas para realizar o controle de clínicas odontológicas e, diminuir essas faltas. Dicas práticas, que de forma rápida, podem trazer bons resultados para o seu negócio. Veja a seguir, estratégias para reduzir o cancelamento de consultas em clínicas odontológicas:
Faça a confirmação das consultas com antecedência
O primeiro passo para evitar que os pacientes faltem a uma consulta nas clínicas odontológicas, é fazer uma confirmação com antecedência. A maioria das consultas são agendadas dias antes do atendimento e, por isso, é bem comum que o paciente esqueça a data e horário agendado.
E, por isso, lembrar os pacientes através das mensagens de texto, além de beneficiar a clínica, passa muita credibilidade ao paciente, demonstrando a importância dos cuidados com a sua saúde bucal e o comprometimento do profissional com o atendimento.
Sendo assim, é muito importante entrar em contato com o paciente em uma data próxima da consulta agendada. Esses avisos podem ser feitos através de SMS para confirmação de consultas, Whatsapp ou até mesmo por E-mail.
De todas as formas, esse tipo de comunicação deve abordar uma linguagem simplificada amigável, transparecendo cuidado e proximidade com paciente. O envio de SMS para confirmação de consultas, é uma prática que nem todas as clínicas odontológicas utilizam, mas, é uma forma muito interessante para manter contato com os pacientes.
Afinal, quando chega uma mensagem de SMS, dificilmente deixamos de olhar e, por isso, tem sido uma forma prática de lembrar o paciente sobre sua consulta. Além disso, essa prática pode incentivar os pacientes na compra de tratamentos odontológicos, pois através das SMS, é possível enviar diversos descontos e promoções das Clínicas Odontológicas.
Com o envio de SMS é possível otimizar o tempo dos profissionais que trabalham na clínica, inclusive, o da secretária, que normalmente, entra em contato com os pacientes para realizar essa confirmação.
Mapeie as faltas e organize encaixes
A organização é tudo! E, por isso, mapear quais foram os pacientes que não compareceram na consulta, é uma boa dica para que o dentista possa remanejar o atendimento e, ao mesmo tempo, manter o contato com o paciente.
Outra dica fundamental para evitar o cancelamento, é estipular um prazo para que o paciente possa cancelar consulta e consiga remarcar. O importante é otimizar ao máximo as consultas e sempre organizar a agenda para que os pacientes sejam atendidos com prioridade.
Algo que merece muita atenção, é o fato de manter um registro atualizado como, por exemplo, conhecer bem todos os pacientes, aqueles que faltam ou se atrasam com muita frequência. Assim, vai ser mais fácil estabelecer uma metodologia para lidar com cada paciente.
Melhore a qualidade do atendimento da sua clínica
Outro ponto muito importante que levam os pacientes a não comparecerem nas clínicas odontológicas, é quando estão insatisfeitos com atendimento. Para entendermos melhor, existem algumas reclamações frequentes sobre os atendimentos, são elas:
- Demora no atendimento;
- Falta de empatia e afeição com o paciente;
- Falta de organização;
- Atendimento não qualificado.
É fundamental, que toda a equipe esteja sempre bem alinhada e buscando sempre melhorar a qualidade do atendimento da clínica. Isso pode ser solucionado com bons treinamentos de toda a equipe.
Não deixe o seu paciente muito tempo esperando
Por mais calmo que um paciente seja, todos nós sabemos que, ninguém gosta de ficar esperando, não é mesmo? Principalmente quando o paciente está sentindo dor.
Para evitar esse tipo de problema, estabeleça um determinado tempo na sua agenda para um bom atendimento. Assim, você permite que os seus pacientes sejam atendidos com maior rapidez, evitando muito tempo de espera.
Além disso, é de extrema importância investir em uma sala de espera confortável, isso garante que os pacientes ficarão mais confortáveis, especialmente nos dias em que a agenda do profissional estiver muito cheia.
Não faça agendamento com prazos extensos
O agendamento de consultas com antecedência é interessante para as clínicas odontológicas, mas, é importante lembrar que esse método de agendamento é para pacientes pontuais, na prática, esse método é muito arriscado.
Isso porque, os pacientes podem acabar se esquecendo caso o procedimento seja marcado com um mês de antecedência. O certo a se fazer, é trabalhar com agendamentos com um prazo menor. O recomendado é que seja no máximo com quinze dias de antecedência.
Para os casos de prazos maiores, é indispensável o envio de SMS para confirmação de consultas. Existem diversos sistemas e ferramentas que servem para automatizar o envio de mensagens e manter o dentista sempre em contato com o paciente sem exigir muito tempo do profissional.
Tenha o controle da sua clínica em mãos
Ter o controle de todos os pontos que englobam uma clínica odontológica pode não ser uma tarefa fácil para alguns dentistas, ainda mais se o profissional tem uma gama maior de pacientes e uma agenda muito cheia. Portanto, o certo é contar com a tecnologia para facilitar a organização.
O uso de softwares de gestão, por exemplo, pode fazer a marcação e registro de todos os atendimentos, isso é fundamental para reduzir a ocorrência de falhas nos agendamentos, pois trata-se de um sistema automatizado confiável.
Para finalizar, todas as dicas mencionadas servem para agilizar o trabalho do dia a dia e, ajudar a fazer um bom controle da agenda de consultas para trazer mais lucratividade e, ao mesmo tempo, otimizar os atendimentos das clínicas odontológicas.
Além disso, os lembretes através das SMS podem ajudar e muito, para que o dentista tenha maior interação com os seus pacientes, estabelecendo relação confiável e estável, o que influencia diretamente no crescimento da clínica.
Clínica Ideal
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Produtora de Conteúdo do Clínica Ideal
Naymara Ribeiro
